出張航空券の取り方


私が飛行機に乗るのは,回数で言うと個人的な旅行1に対して出張3~4ぐらいだと思います.なので結構な頻度で出張の航空券やホテルを手配するわけですが,出張にもいくつか種類があって,すべてが同じ手配の仕方というわけではありません.
私の仕事はものすごく大雑把に言うとコンサルティングで,出張は特定のプロジェクトに関連するものと,そうでないものに分かれます.
特定のプロジェクトに関係しない出張というのは,社内のイベントやミーティングでロサンゼルスの本社へ行ったり,一般的な勉強のために学会に出たりするものです.こういう出張の航空券やホテルの手配は,原則として社内の担当部署が行うことになっていて,こちらからは日程と希望のフライトを伝えるだけです.ユナイテッドと契約しているらしく,ユナイテッドのウェブサイトで安く出るフライトにすればだいたいその通りになります.私の立場だと飛行時間が7時間以上の国際線はビジネスクラスにしてよいことになっており,あまりあれこれ悩む必要はありません.また,フライトやホテルのポイントは個人のアカウントに貯めていいことになっています.ただ,支払いは会社支給のクレジットカードで行わなければならず,そちらのポイントは貯められないのが残念なところです.
一方,特定のプロジェクトに関連する出張の費用はそのプロジェクトの予算から出ます.プロジェクトが軌道に乗れば遠隔会議でいいのですが,スタート直後など大事な時期には顔を合わせないと細かいところの詰めができませんので,出向いていくことになります.これには手配方法が2種類あります.
一つは,あらかじめ出張予算が決まっていて,会社の規定に従い,予算を超えなければ何をしてもいい場合.とはいっても節約するに越したことはないので,できるだけアップグレードを使ったり,同じプロジェクト関連の複数の出張をまとめたりして費用を抑えることもあります.これは上と同じく担当部署に手配を頼みます.
もう一つは実費請求型というか,こちらで手配してお客さんに払い戻してもらう場合.この場合は先方の規定に従うことを求められることが多く,長距離国際線でもエコノミーを購入しなければならないこともありますが,会社の規定に縛られずに好きな航空会社が取れ,クレジットカードポイントも貯まるというメリットはあります.
いろいろな規定,予算に加え,利用可能なアップグレード券やステータス維持を考えるとなかなか複雑な最適化問題になりますが,今のところは楽しく(?)やっています.

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